○阿久根市保有個人情報等の取扱いに関する規程
令和5年3月28日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第9条)
第3章 教育研修及び職員の責務(第10条・第11条)
第4章 保有個人情報等の取扱い(第12条―第23条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第24条―第38条)
第6章 管理区域の安全管理(第39条・第40条)
第7章 保有個人情報等の提供及び取扱いの委託(第41条・第42条)
第8章 安全管理上の問題への対応(第43条―第45条)
第9章 監査及び点検の実施(第46条―第48条)
第10章 補則(第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、阿久根市個人情報保護法施行条例(令和5年阿久根市条例第1号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)、阿久根市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年阿久根市条例第2号。以下「議会個人情報保護条例」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び阿久根市個人番号の利用等に関する条例(平成27年阿久根市条例第29号。以下「番号利用条例」という。)に基づき、保有個人情報、個人番号及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の適正な管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「実施機関」とは、市長(公営企業管理者の権限を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。
2 前項に定めるもののほか、この規程で用いる用語の意義は、個人情報保護法、個人情報保護法施行条例、議会個人情報保護条例、番号法及び番号利用条例の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 実施機関における保有個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 課等に保護管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、保有個人情報等の適切な管理を確保するとともに、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合、当該情報システム管理者と連携するものとする。
3 保護管理者は、職員が取り扱う保有個人情報等の範囲を指定するものとする。
(保護担当者)
第5条 課等に保護管理者が指定する保護担当者を1人又は複数人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。
(システム管理者)
第6条 保有個人情報等のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保について必要な措置を講ずるため、情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報等の管理状況について監査するために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長をもって充てる。
(適切な管理のための協議)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整その他必要な措置を行うため必要があると認めるときは、情報セキュリティについて専門的な知識及び経験を有する職員その他関係職員において定期に、又は随時に協議するものとする。
(管理体制の整備)
第9条 保護管理者は、次に掲げる管理体制を整備するものとする。
(1) 職員がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 保有個人情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「情報等の漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡及び対応体制
第3章 教育研修及び職員の責務
(教育研修)
第10条 総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関し必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与えることその他必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第11条 職員は、保有個人情報等に関する法令その他の規程の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を適切に取り扱わなければならない。
第4章 保有個人情報等の取扱い
(アクセスの制限)
第12条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、アクセスは必要最小限にするものとし、業務上の目的以外に保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第13条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとする。この場合において、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤り等の訂正)
第14条 職員は、保有個人情報等の内容に誤りその他不正確な事項を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正を行うものとする。
(媒体の管理等)
第15条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠その他必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報その他の識別情報をいう。以下同じ。)を使用して当該保有個人情報等を取り扱う権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定その他アクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第16条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイトへの誤掲載を防止するため、個別の事務事業において取り扱う保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用その他必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第17条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能となる方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄(以下「廃棄等」という。)を行うものとする。
2 前項の規定により、廃棄等をした場合には、廃棄等をした記録を保存するものとする。
3 職員は、廃棄等を委託して行う場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて廃棄等に立ち会い、又は写真その他廃棄等を証明する書類の受領その他の方法により、委託先において廃棄等が確実に行われていることを確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第18条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、当該保有個人情報等の利用、保管その他取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第19条 市長は、保有個人情報等が外国において取り扱われる場合においては、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
(個人番号の利用の制限)
第20条 個人番号の利用は、番号法又は番号利用条例に定められた事務に限定するものとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第21条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法又は番号利用条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第22条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法又は番号利用条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第23条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第24条 システム管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第36条を除く。)において同じ。)の秘匿性及び内容に応じて、認証機能の設定その他のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 前項の場合において、システム管理者は、パスワード等の管理に関する定めを整備するとともに、パスワード等の読取防止を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第25条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第26条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性、内容及び量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含み、又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認その他必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第27条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、情報システムの管理者の権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作の防止のため、当該権限を必要最小限とすることその他必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第28条 システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御その他必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第29条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消及び把握された不正プログラムの感染防止に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第30条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、随時、消去の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第31条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第32条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリその他の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)その他必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第33条 システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性及び内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第34条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠その他必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第35条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて、情報システムからのログオフの徹底その他必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第36条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認及び既存の保有個人情報等との照合を行うものとする。
(バックアップ)
第37条 システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第38条 システム管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図その他の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄その他必要な措置を講ずるものとする。
第6章 管理区域の安全管理
(入退管理)
第39条 システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い若しくは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査その他必要な措置を講ずるものとする。保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限その他必要な措置を講ずるものとする。
3 システム管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定するとともに、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第40条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置その他必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバその他の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止その他必要な措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報等の提供及び取扱いの委託
(保有個人情報等の提供)
第41条 保護管理者は、実施機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録の範囲及び項目、利用形態その他必要な事項について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、実施機関以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求をするものとする。
3 保護管理者は、他の実施機関に保有個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第42条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 前項の規定により委託する場合においては、委託に係る契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査その他必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下同じ。)の制限又は事前承認その他再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
(9) その他実施機関が必要と認める事項
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲を、委託する業務内容に照らして必要最小限としなければならない。
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性、内容及び量に応じて、作業の管理及び実施の体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
6 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保有個人情報等を提供し、又は保有個人情報等の取扱いに関する業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性及び内容を考慮して、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号への置換えその他必要な措置を講ずるものとする。
第8章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第43条 職員は、保有個人情報等の漏えいその他安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識したときは、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 前項の規定により報告を受けた保護管理者は、不正プログラムの感染が疑われる端末のLANケーブルの引抜きその他被害拡大防止のため直ちに行い得る措置をとるほか、被害の拡大防止又は復旧のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯及び被害状況を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに当該事案の内容について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、事案に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況その他必要な事項を速やかに市長に報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課等に対して再発防止措置を周知するものとする。
(個人情報保護法に基づく報告及び通知)
第44条 漏えい等が生じた場合であって、個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の規定による措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、同委員会による事案の把握に協力するものとする。
(公表等)
第45条 総括保護管理者は、前条の規定による手続を要しない場合であっても、事案の内容、影響その他の事情に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への連絡その他必要な措置を講ずるものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第47条 保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法その他必要な事項について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第48条 総括保護管理者及び保護管理者は、前2条の規定による監査又は点検の結果を踏まえ、実効性を確保する観点から、保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずるものとする。
第10章 補則
(その他)
第49条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。