(趣旨)

第1条　この規程は、阿久根市農業委員会事務局設置規則(昭和34年阿久根市農業委員会規則第1号)第6条の規定に基づき、その施行について必要な事項を定めるものとする。

第2条　削除

(事務分掌)

第3条　管理係の事務分掌は、次のとおりとする。

第4条　前条に定めるもののほか、臨時又は特別の事務分掌は、局長が定める。

(担任事務の決定)

第5条　局長は、職員の事務の担任を定めなければならない。

(決裁)

第6条　会長及び局長の決裁を要する事項は、次長を経由しなければならない。

(事務局長に対する委任事項)

第7条　会長は、次に掲げる事項を除き、その権限に属する事務を局長に委任する。

(委任の特例)

第8条　局長は、前条の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、会長の決裁を受けなければならない。

第9条　局長は、緊急やむを得ないときは、前2条の規定にかかわらず、会長の権限に属するものを代決することができる。ただし、この場合は、速やかに会長に報告しなければならない。

(文書の受理)

第10条　到着した文書は、親展以外のものは開封のうえ、受付日付印を押して文書受発簿(以下「受発簿」という。)に登載し、その文書の日付印に番号を記入して上司の決裁を受け、主務者に配布しなければならない。ただし、軽易な文書で受発簿に記載の必要がないと認めるものは、単に受付日付印を押して配布することができる。

(機密文書)

第11条　機密文書は、その上部に「秘」の文字を朱書し、処理しなければならない。

(文書番号)

第12条　文書の番号は、受発簿の収発順により、その事件が完結するまで同一番号を用いなければならない。

(直接に受理する文書)

第13条　本人又は代理人が出頭して提出する文書は、事件受付簿に記入し、これを処理しなければならない。

(配布を受けた文書の処理)

第14条　主務者が配布を受け、又は直接受理した文書はこれを調査し、特別の事由あるもののほかは、直ちに処理案を起さなければならない。

(起案)

第15条　文書の起案は、起案用紙(別記第1号様式)により次に掲げる事項に注意して作成し、これを回議しなければならない。ただし、軽易な事件の処理については、その文書の余白に経伺印(別記第2号様式)を押して処理要旨を朱書し、又は便宜の方法によることができる。

(経由文書)

第16条　委員会を経由する文書は同文の控えをとり、前条に準じて処理し、副申を必要としないものは経伺印を押し決裁を経て進達しなければならない。

(決裁の表示)

第17条　回議案で会長の決裁を受けるものは「甲」、局長の代決は「乙」とそれぞれ上部欄内に表示しなければならない。

第18条　削除

(緊急処理)

第19条　緊急処分の必要ある事件で規定の手続をするいとまのないときは、上司の指揮を受け便宜処理することができる。この場合は、施行後直ちに規定の手続をとらなければならない。

(文書の処理てん末記録)

第20条　担当主務者が事件を処理したときは、その都度受発簿の処理事由欄にその要領を記入押印し、処分結了したときは、「完結」印を押さなければならない。

(発送文書の浄書)

第21条　発送を要する文書は、主務者において浄書し、回議書を添えて退庁2時間前までに上司に回付しなければならない。

(特別の取扱いを要する発送文書)

第22条　発送文書で速達又は親展等の取扱いを必要とするものは、その文書及び封筒に速達又は親展等の標記をしなければならない。

第23条　発送済の回議書には、その月日を記入し、取扱者の印を押したうえ主務者に返戻しなければならない。

(公文書)

第24条　部外に発送する文書は、会長名をもってしなければならない。

(公文書の型式及び番号)

第25条　公文書は別に例式のあるもののほかは、番号、日付及び宛名を明記し、前条により職名及びその職印を押し、かつ、契字印で回議書と割印するものとする。

第25条の2　公文書に記入する番号には、「阿農委」の文字を冠記して、番号は、会計年度による一連番号とする。

(文書の編集)

第26条　文書は事件ごとに一括し、完結のうえ主務者において各種目ごとに編集し、1事件により数項目に関連するものは、その主なる一方に編集するものとする。

(文書の保存区分)

第27条　編集した文書の保存区分は、阿久根市文書規程(昭和59年阿久根市訓令第1号)第32条の規定を準用する。

(服務心得)

第28条　職員の服務については、阿久根市職員服務規程(昭和38年阿久根市訓令甲第13号)を準用する。

(補則)

第29条　文書取扱い及び処務関係等でこの規程に定めのない事項については、市条例その他規則等の規定を準用する。