○阿久根市戸籍事務電子情報処理組織管理運営規程
平成17年11月1日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この規程は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織の適正な管理及び運営に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍総合システム 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末装置により、戸籍、除籍、改製原戸籍、戸籍の附票及び人口動態調査等の戸籍関連業務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍総合システムで取り扱われる入出力帳票及び磁気ディスク等に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する情報をいう。
(3) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ及び光磁気ディスク等の媒体にデータを記録したものをいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) サーバー 戸籍データを記録し、戸籍データの入力及び出力の制御を行う機器のことをいう。
(6) 端末装置 サーバーと直接又は専用通信回線によって結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。
(7) ドキュメント 戸籍総合システムに係る設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍総合システムに関する仕様書をいう。
(事務処理の原則)
第3条 戸籍総合システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(事務処理の範囲等)
第4条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務、戸籍の附票に関する事務並びに人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者)
第5条 戸籍情報システムの適正な運用並びに戸籍データの保全及び保護について、適正な管理を行うため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、市民環境課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第6条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるように努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データの滅失、き損及び漏えいを防止するために必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍総合システムのプログラムの障害の有無について、定期的に又は随時、点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票は、保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠ができる耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) ファイル及び出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントを次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) ドキュメントは、施錠ができる書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ドキュメントを常に最新の状態で維持すること。
(3) ドキュメントを廃棄するときは、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末装置の適正な管理及び運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を定めなければならない。
4 端末装置の操作者は、前項の規定により定められた事務の目的以外に端末装置を操作してはならない。
5 保護管理者は、端末装置の設置について来庁者その他関係者以外の者が入力内容を読みとることのないよう配慮しなければならない。
6 端末装置の操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 阿久根市電子計算組織管理運営規程(平成元年阿久根市訓令第7号)第3条に定めるデータ等管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 前項のデータ等管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、これを厳重に管理しなければならない。
3 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
4 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修)
第11条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍総合システムの安全対策の推進を図るため研修を実施するものとする。
2 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、戸籍総合システムの操作方法等について、必要な研修を実施するものとする。
(その他)
第12条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成17年12月1日から施行する。
2 阿久根市電子計算組織管理運営規程の一部を次のように改正する。
(次のよう省略)