○阿久根市電子計算組織管理運営規程
平成元年3月31日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理組織(第3条―第5条)
第3章 電算処理(第6条―第16条)
第4章 電算計算組織の管理及び保安(第17条―第22条)
第5章 データ等の管理(第23条―第29条)
第6章 電算処理の外部委託(第30条・第31条)
第7章 電子計算組織運営委員会(第32条―第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本市の電子計算組織(戸籍事務に関するものを除く。)の管理運営に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 本市が保有する個人に関する情報で個人を特定することができるものをいう。
(3) 中央電子計算組織 総務課に設置されている電子計算組織をいう。
(4) 電算処理 電子計算組織による情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力又はこれに類する処理を行うことをいう。
(5) データ 入出力帳票及び記録媒体に記録されている情報をいう。
(6) 入出力帳票 電算処理に使用する入力帳票及び出力帳票をいう。
(7) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、ディスケットその他の電算処理のデータを記録している媒体をいう。
(8) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、コード一覧表、操作手順書その他の電算処理に必要な仕様書等をいう。
(9) 主管課 総務課以外の当該事務を分掌する課等をいう。
(10) 主管課長 主管課の長をいう。
第2章 管理組織
(データ等管理者)
第3条 データ及びこれを電算処理して得られる情報(以下「データ等」という。)の保護並びに電子計算組織を適正に管理運用するためデータ等管理者を置く。
2 データ等管理者は、総務課長をもって充てる。
3 データ等管理者は、データ等の保護及び電算処理の状況について把握し、必要に応じて次条に定めるデータ等取扱責任者に助言及び指導を行わなければならない。
(データ等取扱責任者)
第4条 データ等の適正な取扱いを行うためデータ等取扱責任者を置く。
2 データ等取扱責任者は、データ等を所管する主管課長をもって充てる。
3 データ等取扱責任者は、おおむね次に掲げる事務を所掌する。
(1) 所管に係るデータ等の管理に関すること。
(2) 所管に係る電算処理業務についての計画立案及び実施に関すること。
(3) データの入力及び出力に関すること。
(4) 端末装置(ディスプレイ及び端末プリンタをいう。以下同じ。)の管理に関すること。
(5) その他必要な事務
(記録媒体等管理責任者)
第5条 記録媒体及びドキュメントを適正に管理するため記録媒体等管理責任者を置く。
2 記録媒体等管理責任者は、データ等管理者がその所属職員のうちから指名する。
3 記録媒体等管理責任者は、おおむね次に掲げる事務を所掌する。
(1) 記録媒体、ドキュメント及び入出力帳票の管理に関すること。
(2) 電子計算機室(中央電子計算組織を設置している室をいう。以下同じ。)の管理に関すること。
第3章 電算処理
(電算処理の基本)
第6条 電子計算組織で処理する事務は、次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 市民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 事務の効率化を図ることができるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、行政の近代化及び科学化を図ることができるもの
(システムの新規開発)
第7条 主管課長は、その分掌する事務に関し新規に電算処理を行おうとする業務がある場合は、システム開発計画協議書(別記第1号様式)によりデータ等管理者と協議しなければならない。
2 前項の協議は、システム開発を開始しようとする年度の前年度の6月末日までに行わなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(システムの変更)
第8条 データ等取扱責任者は、電算処理のシステムを変更しようとするときは、システム変更依頼書(別記第2号様式)をデータ等管理者に提出しなければならない。
2 前項のシステム変更依頼書は、システム変更の作業を開始しようとする年度の前年度の6月末日までに提出しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(資料の作成)
第9条 主管課長は、既に中央電子計算組織に記録されているデータを利用して資料を作成する必要があるときは、電算処理申請書(別記第3号様式)をデータ等管理者に提出しなければならない。
(データの内部利用)
第10条 他のデータ等取扱責任者の管理に係るデータ等を使用したい主管課長は、蓄積データ使用電算処理申請書(別記第4号様式)により当該データ等を管理するデータ等取扱責任者の同意を得たうえ、データ等管理者の承認を受けなければならない。ただし、電算処理の結果が統計等の個人情報に当たらない内容である場合は、この限りでない。
(年間運営計画)
第12条 主管課長は、毎年8月末日までに翌年度における中央電子計算組織による電算処理の年間スケジュール表(別記第6号様式)を作成し、データ等管理者に提出しなければならない。
2 データ等管理者は、前項の年間スケジュール表に基づき翌年度の電算処理年間運営計画を作成し、電子計算組織運営委員会に付議しなければならない。
3 データ等管理者は、前項の電算処理年間運営計画をやむを得ない事情により変更する必要があるときは、データ等取扱責任者と調整のうえ、当該運営計画を変更することができる。この場合において、データ等管理者は、当該変更の内容について、変更後の最初に開催される電子計算組織運営委員会に報告し、承認を得なければならない。
(月間運営計画)
第13条 データ等管理者は、前条の規定による年間運営計画に基づき、翌月における月間運営計画を作成しなければならない。
(業務報告)
第14条 データ等管理者は、毎年度、中央電子計算組織による処理の概要について電子計算組織運営委員会に報告しなければならない。
(入出力帳票の受渡し)
第16条 データ等取扱責任者は、データパンチ業務を必要とする場合は、データパンチ依頼書によりデータ等管理者の承認を得た後、委託業者に送付し、業務終了後は成果物を検収しなければならない。
第4章 電子計算組織の管理及び保安
(中央電子計算組織の操作)
第17条 中央電子計算組織の操作は、データ等管理者が指定し、又は必要に応じて承認した者が行う。
2 中央電子計算組織は、次に掲げる場合を除き、操作してはならない。
(1) 運営計画に従って業務の処理を行うとき。
(2) システムの開発等を行うとき。
(3) 職員の教育訓練を行うとき。
(4) 保守点検を行うとき。
(5) 前各号に掲げるもののほか、データ等管理者が特に必要と認めるとき。
(端末装置の管理)
第18条 データ等管理者は、端末装置の適正な管理を図るため次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 端末装置を設置する主管課の事務処理に必要なデータ等以外のデータ等の検索、変更等ができないようにすること。
(2) データ等管理者があらかじめ認めた業務以外の業務ができないようにすること。
(3) 端末装置取扱者以外の者による操作ができないようにすること。
2 データ等取扱責任者は、端末装置について次に掲げる事項を所管し、実施しなければならない。
(1) 日常の使用上の管理
(2) 端末装置に使用するソフトウェアの管理
(3) 日常点検の実施
(4) 使用状況の把握
(5) その他必要な事項
(端末装置の操作時間)
第19条 端末装置の操作時間は、月曜日から金曜日までの午前8時30分から午後5時までとする。
(電子計算機室の入室制限)
第20条 電子計算機室には、データ等管理者が許可した者以外の者は入室することができない。
2 電子計算機室に入室を許可された者は、電子計算機室入退室記録簿(別記第8号様式)に必要事項を記入しなければならない。ただし、データ等管理者が特に承認した者については、同記録簿の記入を省略することができる。
(事故防止)
第21条 データ等管理者は、中央電子計算組織、電子計算機室等に火災その他の災害又はデータの漏えい、盗用、滅失、き損その他の事故を防止するため必要な措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置)
第22条 データ等管理者は、中央電子計算組織若しくは電子計算機室等に火災その他の災害又はデータの漏えい、盗用、滅失、き損その他の事故が発生したときは、直ちに必要な対策を講ずるとともに復旧等に努めなければならない。また、その経緯及び被害状況を調査し、記録しておかなければならない。
第5章 データ等の管理
(記録媒体の管理)
第23条 データ等管理者及びデータ等取扱責任者は、次に掲げる事項のうち必要なものについて対策を講じなければならない。
(1) 記録媒体の障害の有無について定期的に、又は必要に応じて点検を実施すること。
(2) 記録媒体を所定の保管場所に格納し、必要がある場合には、予備記録媒体を作成すること。
(3) 記録媒体の作成から廃棄に至るまでの経過並びに記録媒体の受払い及び保管に関する必要事項を記載した台帳等を作成し、これを管理すること。
(4) 記録媒体の保存期間を定め、当該期間経過後は速やかに消去を行うこと。
(ドキュメントの管理)
第24条 データ等管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管するとともに、複写し、廃棄し、又は外部に持ち出す場合は、内容が第三者に漏えいすることがないよう必要な措置を講じなければならない。
(入出力帳票等の処分)
第25条 データ等管理者及びデータ等取扱責任者は、入出力帳票、記録媒体又はドキュメントを処分するときは、次に掲げる方法によらなければならない。
(1) 不用となった入出力帳票又はドキュメントは、裁断又は焼却等の復元できない方法により処分すること。
(2) 不用となった記録媒体は、記録内容を消去してから廃棄処分をすること。
(コードの管理)
第26条 データ等取扱責任者は、電算処理に係るコードについて管理しなければならない。
2 データ等取扱責任者は、コードの新設又は変更が必要になったときは、あらかじめデータ等管理者と協議のうえ、これを新設し、又は変更しなければならない。
(外字の登録)
第27条 データ等取扱責任者は、既に登録している漢字その他の文字以外に新たに登録する必要のある漢字その他の文字(以下「外字」という。)が発生したときは、外字登録申請書(別記第9号様式)によりデータ等管理者に登録を申請しなければならない。
(個人情報の外部提供等の事務処理)
第28条 条例第6条、第9条及び第10条に規定する事務は、当該対象となるデータ等を所管するデータ等取扱責任者が行うものとする。
(審議会への諮問事項)
第29条 データ等取扱責任者は、阿久根市個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に諮問しなければならない事項があるときは、次に掲げる事項を書面に記載し必要な書類を添付してデータ等管理者に届け出るものとする。
(1) 審議会への諮問事項及びその内容
(2) 審議会に諮問するに至った理由
(3) 諮問事項についての処理経過
(4) 審議会の開催希望日
(5) その他審議会の諮問に必要な事項
2 前項の届出は、審議会の開催希望日の2月前までに行わなければならない。ただし、やむを得ない事情がある場合は、この限りでない。
第6章 電算処理の外部委託
(外部委託の手続)
第30条 主管課長は、新たに電算処理業務の外部委託を行おうとするとき、又は委託の内容を変更しようとするときは、データ等管理者と協議しなければならない。
2 前項の協議は、当該業務処理の委託を開始しようとする年度の前年度の8月末日までに行わなければならない。
(委託の報告)
第31条 電算処理業務の外部委託を行っているデータ等取扱責任者は、毎年5月末日までに前年度における電算処理委託報告書(別記第10号様式)を作成し、データ等管理者に提出しなければならない。
第7章 電子計算組織運営委員会
(設置)
第32条 電子計算組織の適正かつ効率的な管理運営を図るため、阿久根市電子計算組織運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(所掌事務)
第33条 委員会は、次に掲げる事項について調査し、又は審議し、その経過及び結果について、市長に報告するものとする。
(1) 電子計算組織利用に係る長期計画等の策定に関すること。
(2) 電算処理業務の範囲及びその開発計画に関すること。
(3) 電算処理業務の年間運営計画に関すること。
(4) 前3号に掲げるもののほか、電子計算組織に係る個人情報の保護及び電子計算組織の運営に係る重要事項に関すること。
(組織)
第34条 委員会は、会長及び委員をもって組織する。
2 会長は、副市長をもって充てる。
3 委員は、総務課長、財政課長、企画推進課長、税務課長、市民課長、福祉課長、こども保健課長、介護長寿課長、会計課長及び水道課長をもって充てる。
4 会長は、委員会を代表し、会務を総理する。
5 会長に事故があるとき又は会長が欠けたときは、会長があらかじめ指定した委員がその職務を代理する。
(会議)
第35条 委員会の会議は、会長が招集し、その議長となる。
2 委員会の会議は、委員の過半数が出席しなければこれを開くことができない。
(関係者の出席)
第36条 委員会は、必要があると認めるときは、関係者の出席を求め、説明又は意見を聞くことができる。
(庶務)
第37条 委員会の庶務は、総務課において処理する。
(委任)
第38条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成2年3月訓令第2号)
この訓令は、平成2年4月1日から施行する。
附則(平成4年12月訓令第7号)
この訓令は、平成5年1月1日から施行する。
附則(平成8年3月訓令第2号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成11年3月訓令第4号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成11年11月訓令第15号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成12年3月訓令第10号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年1月訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成15年3月訓令第3号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年9月訓令第6号)
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成17年11月訓令第7号抄)
1 この訓令は、平成17年12月1日から施行する。
附則(平成19年3月訓令第14号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和3年2月訓令第1号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(令和6年3月訓令第5号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
